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TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE SERVICIO

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ACCOUNTING EVOLUTIONS
📍 Documento oficial – República de Panamá
📅 Fecha de emisión: 09 de Abril de 2025
🔁 Última actualización: 22 de mayo de 2025
Este documento reemplaza cualquier versión anterior publicada o entregada por otros medios.
 

Este documento está sujeto a futuras actualizaciones. La versión vigente será publicada en nuestro sitio web y aplicará a todos los clientes, conforme a lo estipulado al final de este contrato, en atención al Código de Comercio y el Código Civil de Panamá.

Estos Términos y Condiciones regulan la prestación de servicios por parte de ACCOUNTING EVOLUTIONS y son respaldados por la legislación vigente en la República de Panamá, incluyendo:
 

  • El Código de Comercio

  • El Código Civil

  • La Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales

  • La Ley 15 de 1994 sobre derechos de autor

  • La Ley 51 de 2008 sobre firma electrónica

  • El Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021, reglamentario de la Ley 81

  • Normas de la Dirección General de Ingresos (DGI)
     

TÉRMINOS Y CONDICIONES
 

1. Duración del Contrato, Renovación y Condiciones de Pago

  • Duración mínima: El contrato tiene una duración mínima de doce (12) meses consecutivos.

  • Renovación automática: Se renovará automáticamente al finalizar el primer año, salvo notificación de cancelación con al menos treinta (30) días de anticipación.

  • Cancelación anticipada: Aplica una penalidad del 35% sobre el monto restante si el cliente cancela antes del plazo establecido.

  • Obligación de pago: Una vez activado el servicio, el cliente se compromete a cumplir con los pagos mensuales acordados, independientemente del uso efectivo del sistema o de los servicios contratados. La activación se considera efectiva desde la entrega de accesos, licencias, instalaciones o cualquier configuración inicial proporcionada por ACCOUNTING EVOLUTIONS.
     

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 991-1001 sobre contratos mercantiles.

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2. Modalidades de Licencia de Sage 50

ACCOUNTING EVOLUTIONS es distribuidor autorizado de Sage 50 Accounting – U.S. Edition, lo que nos permite ofrecer precios preferenciales y competitivos en el mercado panameño e internacional, tanto en licencias nuevas como en renovaciones. Nuestros clientes tienen acceso a distintas modalidades según el tipo de licencia.
 

  • Licencias perpetuas a nombre del cliente:

    • Sage 50 Pro, Premium o Quantum (compra directa)

    • Códigos: S50-PRO, S50-PRM, S50-QTM
       

a) Licencia Sage 50 adquirida con ACCOUNTING EVOLUTIONS

El cliente adquiere, a través de ACCOUNTING EVOLUTIONS, una licencia oficial perpetua de Sage 50 (versión Pro, Premium o Quantum), emitida a su nombre. Incluye soporte de primer nivel, beneficios exclusivos y acceso a precios preferenciales gracias a nuestro estatus como distribuidor autorizado de Sage 50.
 

Base legal: Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor y conexos; Código de Comercio de Panamá.
 

3. Modalidades de Hosting para Sage 50

Ofrecemos distintas opciones de infraestructura en la nube para el uso de Sage 50, ya sea con licencia gestionada o con licencia propia del cliente.
 

  • Cloud Hosting con licencia incluida gestionada:

    • Incluye servidor, instalación, soporte y administración

    • Códigos: S50-HMIL-1U, S50-HAIL-3U, etc. (mensual o anual, según cantidad de usuarios)
       

  • Cloud Hosting con licencia propia del cliente:

    • Proporcionamos únicamente el entorno del servidor

    • Códigos: S50-HMOL-5U, S50-HAOL-10U, etc.
       

a) Sage 50 Cloud Hosting con licencia gestionada

El cliente contrata un plan de nube privada que incluye una licencia de Sage 50 gestionada por ACCOUNTING EVOLUTIONS. Esta licencia es proporcionada para su uso exclusivo dentro del entorno del servidor privado, sin transferencia de propiedad.

  • No se emite a nombre del cliente

  • Incluye actualizaciones, soporte ilimitado y administración completa

  • El soporte ilimitado aplica únicamente para planes de hasta 5 usuarios. Para planes de 6 hasta 40 usuarios, se incluyen 3 soportes básicos gratuitos relacionados con el funcionamiento del sistema Sage 50. Cualquier soporte adicional deberá ser contratado por separado y podrá incluirse como una línea específica dentro de la cotización inicial, si se acuerda así previamente.

  • Está estrictamente prohibido extraer el serial de la licencia, redistribuirlo, compartirlo, instalarlo fuera del entorno autorizado o utilizarlo con fines distintos a los contratados. Estas acciones se consideran una infracción grave.

  • Cualquier uso indebido constituye una violación a la propiedad intelectual y será sancionado conforme a la Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor, el Código Penal de Panamá (arts. 289-C y subsiguientes sobre delitos informáticos), la Ley 51 de 2008 sobre firma electrónica, y otras disposiciones legales aplicables en la República de Panamá.
     

b) Servidor en la nube con licencia propia del cliente

El cliente ya posee una licencia válida de Sage 50 y opta por usarla en nuestros servidores. ACCOUNTING EVOLUTIONS proporciona la infraestructura de hosting, pero no se responsabiliza por el estado, renovación o activación de la licencia. El soporte se limita exclusivamente al entorno del servidor.
 

Base legal: Código Penal de Panamá (capítulo sobre delitos informáticos); Ley 51 de 2008 sobre firma electrónica.

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4. Plazo y Condiciones de Entrega

  • El tiempo de entrega para activación de servicios (licencias, servidores, accesos o configuraciones) es de 24 a 72 horas hábiles, contadas a partir de la recepción completa del pago y de la documentación requerida por parte del cliente.

  • Para soluciones personalizadas, integraciones especiales o planes con múltiples usuarios, se podrá establecer un plazo mayor, el cual será informado al cliente.

  • Cualquier retraso en la entrega causado por errores, omisiones o demoras del cliente (en datos, pagos o autorizaciones) ajustará automáticamente los tiempos de entrega.

  • La entrega de acceso o instalación será confirmada por correo o canal oficial una vez finalizada.

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5. Seguridad, Monitoreo y Backups

  • Se realiza monitoreo 24/7 para garantizar seguridad, rendimiento y prevención de accesos no autorizados.

  • Backups automáticos cada 4 semanas. Si el cliente desea respaldos con una frecuencia menor, podrá solicitarlo con un cargo mínimo adicional, ya sea mensual o anual, según lo pactado en la cotización correspondiente.

  • En caso de daño causado por el cliente, la restauración puede tener costos adicionales.

  • ACCOUNTING EVOLUTIONS no se hace responsable por fallas atribuibles al cliente o terceros externos.
     

Base legal: Ley 51 de 2008 sobre firma electrónica y documentos digitales.
 

6. Aceptación Implícita del Contrato

El contrato se considera aceptado por el cliente bajo cualquiera de las siguientes condiciones:

  • Si realiza el pago total o parcial de una cotización aprobada.

  • Si utiliza los servicios sin presentar objeción o reclamo escrito.

  • Si responde afirmativamente por cualquier medio (correo electrónico, mensaje escrito o verbalmente) a una propuesta o cotización enviada por ACCOUNTING EVOLUTIONS.

La aceptación implícita genera la obligación de cumplir con todos los términos aquí descritos, aun sin firma física o digital.
 

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 993 y siguientes sobre formación y aceptación de contratos.
 

7. Condiciones de Facturación y Plazos por Tipo de Servicio

  • a) Hosting con licencia gestionada (modalidad mensual):

    • El primer pago cubre 30 días a partir de la activación del servicio.

    • El siguiente mes se ajusta con prorrateo para alinear pagos del 1 al 5 de cada mes.

    • Si no se paga antes del día 5, el servicio será suspendido automáticamente.

    • El cliente podrá solicitar prórroga escribiendo a clientes@aevolutions.com con copia a richard@aevolutions.com, explicando el motivo y la nueva fecha de pago.

  • b) Licencia Sage 50 en pagos mensuales (compra directa):

    • Cada pago cubre un período de 27 días desde la última fecha de pago.

    • Aun así, se factura los primeros días de cada mes.

    • Se sugiere pagar antes del 15 del mes siguiente para evitar suspensión automática de la licencia.
       

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 1002 y 1003 sobre condiciones de pago en contratos mercantiles.
 

8. Métodos de Pago y Validación de Comprobantes

  • Los pagos podrán realizarse mediante los siguientes métodos autorizados:

    • Transferencia bancaria (ACH o tradicional)

    • Depósito bancario

    • Yappy (directorio: AccountingEvolutions)

    • Tarjetas de crédito o débito Visa/Mastercard (con recargo de 3.5%)

    • Cheque (con recargo de B/. 30.00 por devolución bancaria)

  • Todos los pagos deberán realizarse a nombre de:
    ACCOUNTING EVOLUTIONS
    Banco General – Cuenta de Ahorros 0425979758977

  • En caso de no realizar el pago en la fecha correspondiente, se aplicarán las disposiciones establecidas en los puntos anteriores sobre suspensión automática del servicio, sin eximir al cliente de sus obligaciones contractuales.

  • En ningún caso se considerará válido un pago no notificado formalmente con su respectivo comprobante, el cual debe enviarse por correo electrónico o por los canales oficiales.
     

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 1059 y 1060 sobre obligaciones de pago y validez de medios de pago.
 

9. Alcance de los Servicios Incluidos según el Plan Contratado

ACCOUNTING EVOLUTIONS ofrece, según el plan contratado, los siguientes servicios y beneficios:

  • Acceso remoto al servidor en la nube 24/7 desde cualquier ubicación geográfica (Panamá o el extranjero).

  • Backups automáticos cada 4 semanas incluidos sin costo adicional.

    • Si el cliente desea respaldos con mayor frecuencia, podrá solicitarlos con un cargo adicional mensual o anual, según lo pactado.

  • Monitoreo activo 24/7 de la infraestructura para garantizar disponibilidad, estabilidad y seguridad.

  • Soporte técnico de primer nivel ilimitado incluido en planes de hasta 5 usuarios.

  • Para servidores con 6 a 40 usuarios, se incluyen 3 soportes básicos gratuitos exclusivamente relacionados con el funcionamiento de Sage 50.

  • El cliente podrá contratar soporte adicional como una línea separada en la cotización, si se acuerda al inicio.

  • Actualizaciones menores del sistema operativo y ajustes básicos están incluidos sin costo, previa coordinación.

Nota: La instalación de software (como Sage 50 u Office) no está incluida por defecto, salvo que se indique expresamente en la cotización contratada.
 

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 996 y 1001 sobre cumplimiento contractual y servicios por acuerdo.
 

10. Confidencialidad de la Información y Protección de Datos

  • Toda la información proporcionada por el cliente será tratada con estricta confidencialidad.

  • ACCOUNTING EVOLUTIONS se compromete a no divulgar, compartir ni transferir los datos personales o empresariales del cliente, salvo autorización expresa o requerimiento legal.

  • Solo el personal autorizado tendrá acceso a la información necesaria para cumplir con los servicios contratados.

  • Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger la información del cliente frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración.

  • Al contratar nuestros servicios, el cliente acepta que sus datos sean tratados conforme a nuestra Política de Privacidad vigente, disponible en:
    🔗 www.aevolutions.com/privacidad

  • La recolección, uso y resguardo de datos personales cumple con lo establecido en la legislación panameña vigente.
     

Base legal: Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales y Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021.
 

11. Aplicación de Promociones y Condiciones Comerciales

  • ACCOUNTING EVOLUTIONS podrá ofrecer promociones, descuentos o beneficios especiales como parte de campañas comerciales.

  • Estas promociones serán anunciadas únicamente por nuestros medios oficiales (correo corporativo, sitio web, redes sociales verificadas o canales de atención directa).

  • Toda promoción tendrá una vigencia, condiciones y cobertura específica, que será informada al cliente como parte de su propuesta o cotización.

  • Las promociones no son acumulables ni permanentes, y estarán sujetas a disponibilidad y autorización de gerencia.

  • En caso de error o ambigüedad, prevalecerá lo establecido expresamente en la cotización aceptada.
     

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 997 y 1008 sobre condiciones contractuales y ofertas comerciales.
 

12. Revisión y Ajuste de Precios por Renovación o Cambios de Mercado

  • Los precios de licencias, servicios en la nube y productos ofrecidos por ACCOUNTING EVOLUTIONS pueden variar como resultado de ajustes establecidos por proveedores internacionales (como Sage), fluctuaciones de mercado o cambios fiscales.

  • Cualquier modificación de precio será notificada previamente al cliente antes de su período de renovación.

  • El nuevo precio se hará efectivo únicamente si el cliente confirma su renovación.

  • En caso de contratos de renovación automática, el ajuste será incluido en la nueva factura y comunicado con al menos 15 días de antelación, salvo que se pacte lo contrario por escrito.
     

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 997 y 1003 sobre contratos continuos y revisiones de condiciones económicas.


13. Obligaciones y Alcance de Responsabilidad del Proveedor

ACCOUNTING EVOLUTIONS se compromete a:

  • Gestionar de forma activa la infraestructura contratada (servidores, accesos y monitoreo).

  • Proporcionar soporte técnico según el tipo de servicio adquirido (limitado o ilimitado según el plan).

  • Coordinar actualizaciones menores del sistema operativo de los servidores cuando sea necesario.

  • Facilitar la instalación de software si está expresamente incluida en la cotización.

  • Gestionar, en calidad de intermediario autorizado, la adquisición de licencias de Sage 50 (Pro, Premium, Quantum) cuando el cliente así lo contrate.

ACCOUNTING EVOLUTIONS no asume responsabilidad por errores internos del software Sage, errores derivados del uso por parte del cliente, ni por licencias de terceros ajenas a su gestión.
 

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 996, 998 y 1004 sobre prestación de servicios mercantiles.
 

14. Compromisos del Cliente y Reglas de Uso del Servicio

  • El cliente debe respetar los términos del acuerdo EULA (End User License Agreement) aplicable al software Sage 50 y cualquier otro producto proporcionado por ACCOUNTING EVOLUTIONS.

  • Está prohibido instalar, copiar, compartir o intentar extraer las licencias provistas por ACCOUNTING EVOLUTIONS desde servidores gestionados.

  • Cualquier intento de uso fraudulento, redistribución no autorizada o modificación no autorizada del sistema será motivo de suspensión inmediata del servicio sin derecho a reembolso.

  • El cliente es responsable de brindar información veraz, mantener sus credenciales seguras y utilizar los servicios contratados de manera ética y conforme a las leyes panameñas.
     

Base legal: Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor; Código Penal de Panamá (delitos informáticos); Código de Comercio, artículos 993 y 1001.
 

15. Propiedad Intelectual sobre Software y Licencias Utilizadas

  • Todas las licencias de software utilizadas por ACCOUNTING EVOLUTIONS en sus servicios son originales y sujetas a los acuerdos de uso establecidos por sus respectivos titulares, incluyendo Sage Software Inc. y otros proveedores autorizados.

  • Sage 50 Accounting – U.S. Edition (Pro, Premium, Quantum) es una marca registrada y propiedad exclusiva de Sage.

  • ACCOUNTING EVOLUTIONS actúa únicamente como distribuidor autorizado, sin transferir titularidad ni modificar los términos de uso del software.

  • El cliente reconoce que está accediendo a licencias bajo contrato autorizado, ya sea a su nombre (en modalidad perpetua) o gestionadas por nuestra empresa (en modalidad de uso controlado).

  • Está prohibida toda reproducción, redistribución, ingeniería inversa o uso fuera del entorno contratado.
     

Base legal: Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor y conexos; Tratados internacionales sobre propiedad intelectual suscritos por Panamá.
 

16. Limitaciones de Responsabilidad por Uso, Fallas o Daños

ACCOUNTING EVOLUTIONS no será responsable por:

  • Daños indirectos, incidentales o consecuentes derivados del uso incorrecto de los servicios por parte del cliente.

  • Fallas causadas por terceros, cortes eléctricos, problemas de conexión externa o condiciones ajenas a su infraestructura.

  • Errores dentro del software de terceros (como Sage), cuando no hayan sido causados por una mala configuración del servidor gestionado por la empresa.

  • Pérdida de datos no atribuible a negligencia directa de ACCOUNTING EVOLUTIONS.

La responsabilidad total de ACCOUNTING EVOLUTIONS frente al cliente se limita al monto equivalente a un (1) mes de servicio contratado, salvo disposición distinta establecida por escrito.
 

Base legal: Código Civil de Panamá, artículos 1644 y 1645 sobre responsabilidad contractual y extracontractual.
 

17. Resolución de Conflictos y Mecanismos de Arbitraje

  • Las partes acuerdan que, ante cualquier diferencia, duda o conflicto relacionado con la interpretación o aplicación de estos Términos y Condiciones, se procurará en primer lugar una solución amistosa mediante comunicación directa.

  • En caso de no lograrse un acuerdo, las partes podrán someter el conflicto a un proceso de arbitraje institucional o privado, conforme a lo establecido en la legislación panameña.

  • De no optarse por arbitraje, la jurisdicción competente será la de los tribunales de la República de Panamá.
     

Base legal: Ley No. 131 de 2013 sobre arbitraje comercial nacional e internacional; Código Judicial de Panamá.
 

18. Exoneración por Causas de Fuerza Mayor o Caso Fortuito

ACCOUNTING EVOLUTIONS no será responsable por incumplimientos, retrasos o suspensiones del servicio cuando sean causados por eventos fuera de su control razonable, tales como:

  • Desastres naturales, incendios, tormentas, inundaciones

  • Fallas generales de telecomunicaciones o energía

  • Conflictos laborales externos, guerras, disturbios civiles

  • Cambios regulatorios o decisiones de autoridad gubernamental

  • Fallas de terceros proveedores que afecten la conectividad, disponibilidad o seguridad del servicio

En tales casos, se hará lo posible por restablecer el servicio, pero no aplicará reembolso ni penalidad alguna al proveedor.
 

Base legal: Código Civil de Panamá, artículos 1057-A, 1105 y concordantes sobre causas de fuerza mayor y caso fortuito.
 

19. Legislación Aplicable y Jurisdicción Competente

Este contrato y sus términos se regirán por las leyes vigentes de la República de Panamá, incluyendo pero no limitándose a:

  • El Código de Comercio

  • El Código Civil

  • La Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor

  • La Ley 81 de 2019 sobre protección de datos personales

  • La Ley 51 de 2008 sobre firma electrónica

Cualquier disputa que no sea resuelta mediante acuerdo o arbitraje se someterá a los tribunales ordinarios de la ciudad de Panamá, salvo pacto expreso en contrario.
 

20. Referencia a la Política de Privacidad Oficial

El tratamiento de los datos personales y empresariales del cliente está regulado por nuestra Política de Privacidad, publicada oficialmente en:

🔗 www.aevolutions.com/privacidad

Dicha política forma parte integral de este contrato y es vinculante para ambas partes.
 

Base legal: Ley 81 de 2019 y Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021 sobre Protección de Datos Personales.
 

21. Autorización Comercial y Alcance como Distribuidor de Software

ACCOUNTING EVOLUTIONS actúa como distribuidor autorizado y certificado de licencias originales del software Sage 50 Accounting – U.S. Edition, incluyendo sus versiones Pro, Premium y Quantum.

También se ofrecen soluciones tecnológicas complementarias bajo contratación independiente, como:

  • Licencias de Microsoft Office (perpetuas o por suscripción)

  • ERP Web con módulos de planilla y RRHH

  • Sistemas de facturación electrónica (compatibles con Sage, QuickBooks, CRMs, etc.)

  • Módulos exigidos por la DGI de Panamá (A72, A94, F43)

  • Firma electrónica, puntos de venta, periféricos, dominios, diseño web y soporte técnico especializado

La contratación de cualquiera de estos productos o servicios adicionales requiere cotización independiente y aceptación expresa por parte del cliente.

El portafolio completo está disponible en nuestro sitio web o mediante solicitud a nuestros canales de atención.
 

22. Condiciones aplicables a productos distribuidos de terceros

Algunos productos ofrecidos por Accounting Evolutions, como la Suite DGI para Sage 50, son distribuidos pero no desarrollados directamente por nuestra empresa. En estos casos:

  • La garantía se limita a lo especificado en la cotización comercial. Para la Suite DGI para Sage 50, se garantiza el uso funcional del software por un período de treinta (30) días calendario continuos a partir de su activación.

  • El soporte técnico, instalación, configuración o asesoría no están incluidos, salvo contratación adicional y expresa en la cotización.

  • Accounting Evolutions no se responsabiliza por actualizaciones del software, cambios normativos, adecuaciones fiscales o futuras modificaciones requeridas por la Dirección General de Ingresos (DGI) u otra entidad reguladora.

  • El cliente reconoce que la funcionalidad, mantenimiento y vigencia del producto corresponden al proveedor original, siendo Accounting Evolutions únicamente el canal de distribución.
     

Estas condiciones se rigen por la legislación vigente de la República de Panamá, en particular:

  • Ley N.º 68 de 20 de noviembre de 2013 (protección al consumidor)

  • Ley N.º 81 de 26 de marzo de 2019 (protección de datos personales)

  • Código de Comercio de Panamá

Al formalizar la compra, el cliente acepta expresamente estos términos y libera a Accounting Evolutions de cualquier responsabilidad no estipulada en la cotización o en el presente documento.
 

📌 Vigencia y Aplicación de Actualizaciones

Cualquier modificación o actualización de estos Términos y Condiciones será válida y vinculante para todos los clientes activos, incluyendo aquellos que hayan contratado servicios antes de la fecha de actualización.

La versión vigente estará siempre disponible en nuestro sitio web y será de cumplimiento obligatorio, conforme al Código de Comercio y el Código Civil de la República de Panamá.
 

🔒 Protección de Datos y Confidencialidad

El tratamiento de los datos personales proporcionados por los clientes se realiza conforme a nuestra Política de Privacidad, disponible en nuestro sitio web. Esta política ha sido elaborada de acuerdo con la Ley 81 de 2019 y el Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021 de la República de Panamá. Al contratar nuestros servicios o adquirir productos distribuidos por Accounting Evolutions, el cliente acepta el tratamiento de sus datos conforme a dicha normativa.

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Contacto y Atención

📜 "El que confía en el Señor prosperará." – Prov. 28:25

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