Términos y Condiciones

• Duración mínima: El contrato tiene una duración mínima de doce (12) meses consecutivos.

• Renovación automática: Se renovará automáticamente al finalizar el primer año, salvo notificación de cancelación con al menos treinta (30) días de anticipación.

• Cancelación anticipada: Aplica una penalidad del 35% sobre el monto restante si el cliente cancela antes del plazo establecido.

• Cambio de plan a modalidad superior (upgrade):

  El cliente podrá solicitar, en cualquier momento durante la vigencia de su contrato, un cambio de plan que implique una mejora en la contratación (por ejemplo, pasar de un plan mensual a un plan anual o a un plan de mayor alcance en usuarios o servicios). En estos casos:

  • No aplicará la penalidad por cancelación anticipada establecida en la presente cláusula.

  • El nuevo contrato comenzará a regir desde la fecha de activación del plan mejorado.

  • El saldo ya pagado por el período vigente podrá ser prorrateado y aplicado como crédito al nuevo plan.

  • Las demás condiciones contractuales permanecerán vigentes, salvo en cuanto resulten modificadas por las características propias del nuevo plan contratado.

• Obligación de pago: Una vez activado el servicio, el cliente se compromete a cumplir con los pagos mensuales o anuales acordados, independientemente del uso efectivo del sistema o de los servicios contratados. La activación se considera efectiva desde la entrega de accesos, licencias, instalaciones o cualquier configuración inicial proporcionada por ACCOUNTING EVOLUTIONS.

• Suspensión por falta de pago: Independientemente de la modalidad contratada (mensual, anual o superior), la falta de pago en los términos estipulados dará lugar a la suspensión inmediata de los servicios hasta que se regularicen los pagos pendientes. La suspensión del servicio no exime al cliente de sus obligaciones contractuales ni elimina los saldos adeudados, los cuales deberán ser cancelados en su totalidad conforme a lo estipulado en el presente contrato.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 991-1003 sobre formación, modificación y renovación de contratos mercantiles; artículos 1059 y 1060 sobre obligaciones de pago.

ACCOUNTING EVOLUTIONS es distribuidor autorizado de Sage 50 Accounting – U.S. Edition, y en tal condición se encuentra facultado para: vender licencias oficiales, renovarlas, actualizarlas y proveer servicios de soporte técnico complementario.

El cliente podrá disponer de licencias de Sage 50 de dos maneras:

a) Licencias adquiridas por cuenta propia.

El cliente puede comprar su licencia directamente a través de Sage u otro canal autorizado. En tal caso, ACCOUNTING EVOLUTIONS no se responsabiliza por su activación, renovación ni soporte, salvo contratación expresa de servicios adicionales.

ACCOUNTING EVOLUTIONS no intervendrá ni será responsable por la relación contractual, técnica o comercial que el cliente mantenga directamente con Sage o con cualquier otro distribuidor autorizado en relación con dichas licencias, incluyendo su activación, validez, renovación o soporte.

b) Licencias adquiridas a través de ACCOUNTING EVOLUTIONS

En caso de que el cliente adquiera la licencia con ACCOUNTING EVOLUTIONS:

• Recibirá una licencia emitida oficialmente a su nombre, bajo los estándares de Sage.

• Gozará de precios competitivos, en atención a nuestra condición de distribuidor autorizado.

• Podrá gestionar con nosotros todo lo relacionado con renovación, actualización, traslados de versión y ampliaciones de usuarios, sin intermediación de terceros.

• Tendrá acceso a servicios de instalación, configuración y soporte técnico brindados por ACCOUNTING EVOLUTIONS, diferenciados del soporte oficial de Sage, cuyo costo será separado de la licencia.

c) Alcance del soporte de ACCOUNTING EVOLUTIONS

El soporte proporcionado por ACCOUNTING EVOLUTIONS —ajeno al soporte oficial de Sage— tendrá las siguientes condiciones:

• Hasta cinco (5) usuarios: algunos planes de hosting podrán incluir soporte de primer nivel, limitado a instalación, configuración y ajustes básicos.

• Más de cinco (5) usuarios: el soporte será cotizado por separado, de acuerdo con las necesidades específicas del cliente.

El cliente reconoce y acepta que la adquisición de licencias con Sage 50, ya sea por su cuenta o a través de ACCOUNTING EVOLUTIONS, se rige en todo momento por el End-User License Agreement (EULA) de Sage Software, Inc., además de lo aquí estipulado.

ACCOUNTING EVOLUTIONS ofrece servicios de Sage 50 Private Cloud Hosting Service with License Access, mediante los cuales el cliente obtiene acceso a un entorno de nube privada gestionado por nuestra empresa. En ningún caso la contratación de este servicio transfiere al cliente la titularidad de las licencias, las cuales siempre serán gestionadas conforme a los términos de Sage y a las condiciones descritas en este contrato.

a) Hosting con licencia gestionada por ACCOUNTING EVOLUTIONS

• El plan incluye acceso a licencias de Sage 50 adquiridas y gestionadas directamente por ACCOUNTING EVOLUTIONS.

• Dichas licencias permanecen siempre inscritas a nombre de ACCOUNTING EVOLUTIONS.

• El cliente recibe únicamente un derecho de uso limitado, exclusivo y no transferible.

• Prohibido extraer, redistribuir, copiar, instalar fuera del servidor o modificar la licencia provista.

• La cantidad de usuarios habilitados se corresponde con el plan contratado (ejemplo comercial: S50 Hosting – 1, 5 o 10 usuarios // código interno AE-S50-HOST-01U, ‑05U, ‑10U).

b) Hosting con licencia propia del cliente

El cliente podrá contratar el entorno de nube privada (ejemplo comercial: S50 Hosting Server Only) cuando ya disponga de una licencia oficial a su nombre. En este caso, ACCOUNTING EVOLUTIONS se limita a proveer infraestructura de hosting y administración del servidor, sin asumir responsabilidad sobre el estado, renovación o activación de la licencia.

c) Restricciones comunes

• Sage 50 es marca registrada y propiedad exclusiva de Sage Software, Inc.

• Todo uso del software está sujeto al EULA de Sage.

• ACCOUNTING EVOLUTIONS no transfiere titularidad sobre licencias en modalidad de hosting gestionado.

• Incumplimientos como extracción, copia, sublicenciamiento o uso indebido → suspensión inmediata sin reembolso y responsabilidad legal.

• Contratos de más de cinco (5) usuarios → soporte contratado por separado.

Base legal y contractual aplicable a Cláusulas 2 y 3:

Panamá: Código de Comercio de Panamá (arts. 991-1004, 1059-1060),

Ley 15 de 1994, Ley 81 de 2019, Código Penal (arts. 289-C y ss).

Internacional: Convenio de Berna, ADPIC.

Contractual: EULA de Sage y Partner/Distributor Terms de Sage Software, Inc.

• El tiempo de entrega para activación de servicios (licencias, servidores, accesos o configuraciones) es de 24 a 72 horas hábiles, contadas a partir de la recepción completa del pago y de la documentación requerida por parte del cliente.

• Para soluciones personalizadas, integraciones especiales o planes con múltiples usuarios, se podrá establecer un plazo mayor, el cual será informado al cliente.

• Cualquier retraso en la entrega causado por errores, omisiones o demoras del cliente (en datos, pagos o autorizaciones) ajustará automáticamente los tiempos de entrega.

• La entrega de acceso o instalación será confirmada por correo o canal oficial una vez finalizada.

• Se realiza monitoreo 24/7 para garantizar seguridad, rendimiento y prevención de accesos no autorizados.

• Backup automáticos cada 2 y 4 semanas según tipo de servidor contratado. Si el cliente desea respaldos con una frecuencia menor, podrá solicitarlo con un cargo mínimo adicional, ya sea mensual o anual, según lo pactado en la cotización correspondiente.

• En caso de daño causado por el cliente, la restauración puede tener costos adicionales.

• ACCOUNTING EVOLUTIONS no se hace responsable por fallas atribuibles al cliente o terceros externos.

Base legal: Ley 51 de 2008 sobre firma electrónica y documentos digitales.

El contrato se considera aceptado por el cliente bajo cualquiera de las siguientes condiciones:

• Si realiza el pago total o parcial de una cotización aprobada.

• Si utiliza los servicios sin presentar objeción o reclamo escrito.

• Si responde afirmativamente por cualquier medio (correo electrónico, mensaje escrito o verbalmente) a una propuesta o cotización enviada por ACCOUNTING EVOLUTIONS.

La aceptación implícita genera la obligación de cumplir con todos los términos aquí descritos, aun sin firma física o digital.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 993 y siguientes sobre formación y aceptación de contratos.

• a) Hosting con licencia gestionada (modalidad mensual):

  • El primer pago cubre 30 días a partir de la activación del servicio.

  • El siguiente mes se ajusta con prorrateo para alinear pagos del 1 al 5 de cada mes.

  • Si no se paga antes del día 5, el servicio será suspendido automáticamente.

  • El cliente podrá solicitar prórroga escribiendo a clientes@aevolutions.com con copia a richard@aevolutions.com, explicando el motivo y la nueva fecha de pago.

• b) Licencia Sage 50 en pagos mensuales (compra directa):

  • Cada pago cubre un período de 27 días desde la última fecha de pago.

  • Aun así, se factura los primeros días de cada mes.

  • Se sugiere pagar antes del 15 del mes siguiente para evitar suspensión automática de la licencia.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 1002 y 1003 sobre condiciones de pago en contratos mercantiles.

• Los pagos podrán realizarse mediante los siguientes métodos autorizados:

  • Transferencia bancaria (ACH o tradicional)

  • Depósito bancario

  • Yappy (directorio: AccountingEvolutions)

  • Tarjetas de crédito o débito Visa/Mastercard (con recargo de 3.5%)

  • Cheque (con recargo de B/. 30.00 por devolución bancaria)

• Todos los pagos deberán realizarse a nombre de:

  ACCOUNTING EVOLUTIONS

  Banco General – Cuenta de Ahorros 0425979758977

• En caso de no realizar el pago en la fecha correspondiente, se aplicarán las disposiciones establecidas en los puntos anteriores sobre suspensión automática del servicio, sin eximir al cliente de sus obligaciones contractuales.

• En ningún caso se considerará válido un pago no notificado formalmente con su respectivo comprobante, el cual debe enviarse por correo electrónico o por los canales oficiales.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 1059 y 1060 sobre obligaciones de pago y validez de medios de pago.

ACCOUNTING EVOLUTIONS ofrece, según el plan contratado, los siguientes servicios y beneficios:

• Acceso remoto al servidor en la nube 24/7 desde cualquier ubicación geográfica (Panamá o el extranjero).

• Backup automáticos cada 2 ó 4 semanas (según el tipo de servidor) incluidos sin costo adicional.​

  • El cliente reconoce que la periodicidad de los respaldos se limita a lo aquí estipulado. Cualquier requerimiento de restauración parcial o de mayor frecuencia deberá ser contratado adicionalmente. ACCOUNTING EVOLUTIONS no garantiza la recuperación de datos que se hayan modificado o eliminado entre intervalos de respaldo.

  • Si el cliente desea respaldos con mayor frecuencia, podrá solicitarlos con un cargo adicional mensual o anual, según lo pactado.

• Monitoreo activo 24/7 de la infraestructura para garantizar disponibilidad, estabilidad y seguridad.

• Soporte técnico de primer nivel ilimitado incluido en planes de hasta 5 usuarios.

• Para servidores con 6 a 40 usuarios, se incluyen 3 soportes básicos gratuitos exclusivamente relacionados con el funcionamiento de Sage 50.

• El cliente podrá contratar soporte adicional como una línea separada en la cotización, si se acuerda al inicio.

• Actualizaciones menores del sistema operativo y ajustes básicos están incluidos sin costo, previa coordinación.

Nota: La instalación de software (como Sage 50 u Office) no está incluida por defecto, salvo que se indique expresamente en la cotización contratada.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 996 y 1001 sobre cumplimiento contractual y servicios por acuerdo.

• Toda la información proporcionada por el cliente será tratada con estricta confidencialidad.

• ACCOUNTING EVOLUTIONS se compromete a no divulgar, compartir ni transferir los datos personales o empresariales del cliente, salvo autorización expresa o requerimiento legal.

• Solo el personal autorizado tendrá acceso a la información necesaria para cumplir con los servicios contratados.

• Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger la información del cliente frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración.

• Al contratar nuestros servicios, el cliente acepta que sus datos sean tratados conforme a nuestra Política de Privacidad vigente, disponible en:

  🔗 www.aevolutions.com/privacidad

• La recolección, uso y resguardo de datos personales cumple con lo establecido en la legislación panameña vigente.

Base legal: Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales y Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021.

• ACCOUNTING EVOLUTIONS podrá ofrecer promociones, descuentos o beneficios especiales como parte de campañas comerciales.

• Estas promociones serán anunciadas únicamente por nuestros medios oficiales (correo corporativo, sitio web, redes sociales verificadas o canales de atención directa).

• Toda promoción tendrá una vigencia, condiciones y cobertura específica, que será informada al cliente como parte de su propuesta o cotización.

• Las promociones no son acumulables ni permanentes, y estarán sujetas a disponibilidad y autorización de gerencia.

• En caso de error o ambigüedad, prevalecerá lo establecido expresamente en la cotización aceptada.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 997 y 1008 sobre condiciones contractuales y ofertas comerciales.

• Los precios de licencias, servicios en la nube y productos ofrecidos por ACCOUNTING EVOLUTIONS pueden variar como resultado de ajustes establecidos por proveedores internacionales (como Sage), fluctuaciones de mercado o cambios fiscales.

• Cualquier modificación de precio será notificada previamente al cliente antes de su período de renovación.

• El nuevo precio se hará efectivo únicamente si el cliente confirma su renovación.

• En caso de contratos de renovación automática, el ajuste será incluido en la nueva factura y comunicado con al menos 15 días de antelación, salvo que se pacte lo contrario por escrito.

• En ningún caso el cliente podrá alegar derecho adquirido a la inmutabilidad de precios, salvo en lo correspondiente a períodos de facturación previamente cancelados.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 997 y 1003 sobre contratos continuos y revisiones de condiciones económicas.

ACCOUNTING EVOLUTIONS se compromete a:

• Gestionar de forma activa la infraestructura contratada (servidores, accesos y monitoreo).

• Proporcionar soporte técnico según el tipo de servicio adquirido (limitado o ilimitado según el plan).

• Coordinar actualizaciones menores del sistema operativo de los servidores cuando sea necesario.

• Facilitar la instalación de software si está expresamente incluida en la cotización.

• Gestionar, en calidad de intermediario autorizado, la adquisición de licencias de Sage 50 (Pro, Premium, Quantum) cuando el cliente así lo contrate.

ACCOUNTING EVOLUTIONS no asume responsabilidad por errores internos del software Sage, errores derivados del uso por parte del cliente, ni por licencias de terceros ajenas a su gestión.

Base legal: Código de Comercio de Panamá, artículos 996, 998 y 1004 sobre prestación de servicios mercantiles.

• El cliente debe respetar los términos del acuerdo EULA (End User License Agreement) aplicable al software Sage 50 y cualquier otro producto proporcionado por ACCOUNTING EVOLUTIONS.

• Está prohibido instalar, copiar, compartir o intentar extraer las licencias provistas por ACCOUNTING EVOLUTIONS desde servidores gestionados.

• Cualquier intento de uso fraudulento, redistribución no autorizada o modificación no autorizada del sistema será motivo de suspensión inmediata del servicio sin derecho a reembolso.

• El cliente es responsable de brindar información veraz, mantener sus credenciales seguras y utilizar los servicios contratados de manera ética y conforme a las leyes panameñas.

Base legal: Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor; Código Penal de Panamá (delitos informáticos); Código de Comercio, artículos 993 y 1001.

• Todas las licencias de software utilizadas por ACCOUNTING EVOLUTIONS en sus servicios son originales y sujetas a los acuerdos de uso establecidos por sus respectivos titulares, incluyendo Sage Software Inc. y otros proveedores autorizados.

• Sage 50 Accounting – U.S. Edition (Pro, Premium, Quantum) es una marca registrada y propiedad exclusiva de Sage.

• ACCOUNTING EVOLUTIONS actúa únicamente como distribuidor autorizado, sin transferir titularidad ni modificar los términos de uso del software.

• El cliente reconoce que está accediendo a licencias bajo contrato autorizado, ya sea a su nombre (en modalidad perpetua) o gestionadas por nuestra empresa (en modalidad de uso controlado).

• Está prohibida toda reproducción, redistribución, ingeniería inversa o uso fuera del entorno contratado.

Base legal: Ley 15 de 1994 sobre derecho de autor y conexos; Tratados internacionales sobre propiedad intelectual suscritos por Panamá.

ACCOUNTING EVOLUTIONS no será responsable por:

• Daños indirectos, incidentales o consecuentes derivados del uso incorrecto de los servicios por parte del cliente.

• Fallas causadas por terceros, cortes eléctricos, problemas de conexión externa o condiciones ajenas a su infraestructura.

• Errores dentro del software de terceros (como Sage), cuando no hayan sido causados por una mala configuración del servidor gestionado por la empresa.

• Pérdida de datos no atribuible a negligencia directa de ACCOUNTING EVOLUTIONS.

La responsabilidad total de ACCOUNTING EVOLUTIONS frente al cliente se limita al monto equivalente a un (1) mes de servicio contratado, salvo disposición distinta establecida por escrito.

Base legal: Código Civil de Panamá, artículos 1644 y 1645 sobre responsabilidad contractual y extracontractual.

• Las partes acuerdan que, ante cualquier diferencia, duda o conflicto relacionado con la interpretación o aplicación de estos Términos y Condiciones, se procurará en primer lugar una solución amistosa mediante comunicación directa.

• En caso de no lograrse un acuerdo amistoso, las partes podrán optar por someter el conflicto a arbitraje institucional o privado, conforme a la Ley No. 131 de 2013 sobre arbitraje comercial nacional e internacional.

• De no optarse por arbitraje, cualquier reclamo o disputa será sometido a la jurisdicción exclusiva de los tribunales ordinarios de la República de Panamá, con renuncia expresa de las partes a cualquier otra jurisdicción que pudiera corresponderles por razón de domicilio presente o futuro.

Base legal: Ley No. 131 de 2013 sobre arbitraje comercial nacional e internacional; Código Judicial de Panamá.

ACCOUNTING EVOLUTIONS no será responsable por incumplimientos, retrasos o suspensiones del servicio cuando sean causados por eventos fuera de su control razonable, tales como:

• Desastres naturales, incendios, tormentas, inundaciones

• Fallas generales de telecomunicaciones o energía

• Conflictos laborales externos, guerras, disturbios civiles

• Cambios regulatorios o decisiones de autoridad gubernamental

• Fallas de terceros proveedores que afecten la conectividad, disponibilidad o seguridad del servicio

En tales casos, se hará lo posible por restablecer el servicio, pero no aplicará reembolso ni penalidad alguna al proveedor.

Base legal: Código Civil de Panamá, artículos 1057-A, 1105 y concordantes sobre causas de fuerza mayor y caso fortuito.

El tratamiento de los datos personales y empresariales del cliente está regulado por nuestra Política de Privacidad, publicada oficialmente en:

🔗 www.aevolutions.com/privacidad

Dicha política forma parte integral de este contrato y es vinculante para ambas partes.

Base legal: Ley 81 de 2019 y Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021 sobre Protección de Datos Personales.

ACCOUNTING EVOLUTIONS actúa como distribuidor autorizado y certificado de licencias originales del software Sage 50 Accounting – U.S. Edition, incluyendo sus versiones Pro, Premium y Quantum.

También se ofrecen soluciones tecnológicas complementarias bajo contratación independiente, como:

• Licencias de Microsoft Office (perpetuas o por suscripción)

• ERP Web con módulos de planilla y RRHH

• Sistemas de facturación electrónica (compatibles con Sage, QuickBooks, CRMs, etc.)

• Módulos exigidos por la DGI de Panamá (A72, A94, F43)

• Firma electrónica, puntos de venta, periféricos, dominios, diseño web y soporte técnico especializado

La contratación de cualquiera de estos productos o servicios adicionales requiere cotización independiente y aceptación expresa por parte del cliente.

El portafolio completo está disponible en nuestro sitio web o mediante solicitud a nuestros canales de atención.

Algunos productos ofrecidos por Accounting Evolutions, como la Suite DGI para Sage 50, son distribuidos pero no desarrollados directamente por nuestra empresa. En estos casos:

• La garantía se limita a lo especificado en la cotización comercial. Para la Suite DGI para Sage 50, se garantiza el uso funcional del software por un período de treinta (30) días calendario continuos a partir de su activación.

• El soporte técnico, instalación, configuración o asesoría no están incluidos, salvo contratación adicional y expresa en la cotización.

• Accounting Evolutions no se responsabiliza por actualizaciones del software, cambios normativos, adecuaciones fiscales o futuras modificaciones requeridas por la Dirección General de Ingresos (DGI) u otra entidad reguladora.

• El cliente reconoce que la funcionalidad, mantenimiento y vigencia del producto corresponden al proveedor original, siendo Accounting Evolutions únicamente el canal de distribución.

Estas condiciones se rigen por la legislación vigente de la República de Panamá, en particular:

• Ley N.º 68 de 20 de noviembre de 2013 (protección al consumidor)

• Ley N.º 81 de 26 de marzo de 2019 (protección de datos personales)

• Código de Comercio de Panamá

Al formalizar la compra, el cliente acepta expresamente estos términos y libera a Accounting Evolutions de cualquier responsabilidad no estipulada en la cotización o en el presente documento.